Každý manažer ví, že je třeba firmu rozvíjet a vylepšovat. Většina manažerů ví i to, co by firma mohla potřebovat. Mnoho manažerů má i znalosti či zkušenosti s mnoha nástroji pro zlepšování. Když vám však na stole nebo v zasedačce přistane několik nabídek od zkušených a kvalifikovaných poradců, může být těžké se rozhodnout čemu dát přednost.
Mám ráda firmy, kde se pořád něco děje. Ale mám ráda, když to, co se děje, dává smysl a přináší to očekávané výsledky. Někdy má firma pocit, že potřebuje nový ERP systém. Utratí mnoho finančních i lidských kapacit a po dvou letech zjistí, že změna k lepšímu nenastala. Že mají nový systém ale dávají do něj „stará“ data. Nebo manažeři prosazují názor, že je špatně nastaven motivační systém nebo že ke třeba zlepšit produktivitu práce. Nebo že je lidem třeba poskytovat více hodin školení a vzdělávání. Mění se často organizační struktura, přidávají se kontrolní mechanismy, nebo se zavádí nové porady a kroužky pro zlepšování. Tolik proaktivity a dobrého úsilí ale stále to není ono. Jako by se problém přesouval z jednoho místa na druhé.
Východisko z takových situací může být docela jednoduché. Když plánujete rodinný výlet, podíváte se do mapy, kde je jaké převýšení, kde je hotel kde budete spát a jak je vybavený, kde se dá s dětmi najíst a jak daleko je to z místa A do místa B. Řekla bych odborně, že se podíváte do mapy procesů. Pokud si vytvořite v podniku mapu procesů a každý z těch procesů poznáte, pak je pro vás mnohem efektivnější rozhodnout se, jaký typ dalšího projektu máte do firmy pustit, aby přinesl očekávaný zisk.
Při zmapování a popisu procesů získáte mnoho bočních produktů zadarmo!
- Z popisu procesů získáte pohled na to, jak dobře či špatně máte nastavený ERP, CRM či jiné aplikace, které pro řízení firmy potřebujete. Můžete tak lehce svému nebo novému impementačnímu partnerovi ukázat co přesně a jak má změnit, abyste skrze IS podpořili kvalitu a produktivitu žádoucím směrem.
- Z analýzy procesů získáte také jednoznačný nástroj pro zamyšlení se nad tím, jakou formou motivujete jaké pracovníky, co z toho je funkční a co by potřebovalo změnit.
- Jednoznačně v procesech najdete všechny „černé díry“, které vám způsobují nekvalitu a časové, finanční nebo lidské ztráty. Z toho, jak tyto „černé díry“ vypadají také najdete odpověď, jakým prostředkem problém musíte řešit.
- Mapy procesů vám ukážou nejen na nedostatky a příležitosti v provozní části firmy. Ukážou vám i možnosti jak změnit manažerské nástroje pro vedení lidí a řízení výroby.
- Můžete najít odpovědi, které vám poslouží ke změně strategie nebo práce se zákazníky.
- Kdo má popsané procesy, může začít pracovat při rozhodování s mnohem větší škálou měřítek a ukazatelů, než jsou ty finanční. Můžete snížit fluktuaci, upevnit vztahy se zákazníky či dodavateli, zlepšit cenotvorbu a mnoho a mnoho dalšího.
Z mé manažerské a poradenské praxe vám garantuji, že čas a finance na zmapování procesů jsou investice a nikoliv náklad. Každá další akce, pro kterou se rozhodnete nebude pokusem ale jednoznačně a cíleně zvoleným nástrojem, jehož dopad budete moci v procesech a jejich výkonnosti i ověřit a změřit.
Photo by Justin Luebke on Unsplash