I v obchodním vztahu máme 50% odpovědnost na kvalitě toho, co dostaneme. Existuje lidové rčení „o co si říkáš, to dostáváš“ a bohužel můžete skutečně dostat jen to, o co jste si řekli. Nebo můžete dostat to, co jste skutečně požadovali a za co jste ochotni zaplatit. Článek o tom, co všechno byste si měli ujasnit, než se rozhodnete procesy digitalizovat pomocí nového SW řešení.
Rozhodnout se koupit informační systém, který vám pomůže zdigitalizovat firmu nebo její část je stejné, jako když si máte objednat několikapatrový dort u cukráře, kde jste nikdy neochutnali ani větrník. Tak jako u dortů, tak i v podnikání platí, že co člověk, to jiná chuť, co firma, to jiné procesy a jiné potřeby v oblasti konečné podoby digitalizovaných procesu.
Jak se vyznat v nabídce na trhu?
Z mé dvacetileté praxe mohu potvrdit, že není jeden nejlepší systém a každý z nich má své výhody a své nevýhody. Hodně zjednodušeně bych řekla, že můžeme vybírat dodavatele IS z těchto hlavních skupin:
SW Primárně určený na vedení účetnictví
Tuto možnost většinou využívají firmy na začátku svého životního cyklu, kdy ještě pro řízení zakázek a přehled stačí tužka, papír, kalendář v google, e-maily a nějaké místo pro ukládání a sdílení dokumentů. Pokud se teď rozhlížíte kam se posunout, je možné, že jste právě v této kategorii.
Další skupina jsou dodavatelé CRM
Tato řešení jsou především určena pro řízení obchodních procesů a obchodních týmů. Tzn. od akvizic až po vystavení faktury.
Tuto možnost využívají firmy, kde je již větší míra obchodních aktivit, kde již existuje větší počet obchodních zástupců, je náročnější proces získání zákazníka, vyjednávání o nabídkách a udržení zákazníka pro opakované obchody. Vedení si začíná uvědomovat potřebu mapovat obchodní potenciál a sledovat výkonnost prodejů i lidí.
Třetí skupinu tvoří řešení zaměřené na řízení projektů
Určitá skupina zákazníků může i tyto systémy využívat pro obchodní zakázky stejně jako CRM, pokud jsou tyto zakázky spíše typu projekt – což mohou být architekti, firmy z oblasti stavebnictví, marketingové a PR agentury, personální agentury, pečovatelské služby apod. Lze těmito projekty vhodně řídit i interní projekty ve firmách, které se prostě do předcházejících dvou řešení z nějakého důvodu nehodí.
Čtvrtá skupina jsou kombinovaná SW řešení s vazbou na účetnictví
Tato cloudová řešení se často hlásí k definici ERP, jsou menší, flexibilní, s postupně se vyvíjejícími funkcemi dle poptávky na trhu a dají se z velké míry upravit či doprogramovat na potřeby konkrétních zákazníků.
Tato řešení jsou vhodné pro menší a střední podniky, kterým již účetnictví ani CRM nebo oddělené projekty nestačí ale robustnější ERP, ať z finančních nebo kapacitních důvodů nemohou či nechtějí realizovat. Tyto SW využívají vše výše vyjmenované a k tomu něco dalšího, jako je třeba skladová evidence nebo kalkulace a cenotvorba ale stejně jako ERP systém je zde vše provázáno na účetnictví, evidenci dokumentů a schvalovací a plánovací agendy. Taková řešení mohou být ale vhodná i pro poměrně velkou firmu, která má malý podíl výrobních procesů a bude mít velký podíl pracovníků spíše technického, administrativního a obchodního zaměření.
A poslední skupinou jsou ERP systémy
Velké robustnější řešení, která pokrývají všechny podnikové procesy. S tím souvisí samozřejmě cena, délka implementace a často menší uživatelský komfort. Tato ERP řešení využijí především střední a větší firmy s velkým množstvím řídících, obchodních, výrobních, nákupních i personálních procesů a finančních procesů.Mohou však být vhodná například i pro malou firmu s velmi sofistikovanou výrobou s velkým důrazem na management kvality.
Dobře, a co teď, když se internet nabídkami jen hemží?
První zamyšlení by mělo být nad tím, zda máte JASNĚ DEFINOVANÉ PROCESY, které ve firmě chcete digitalizovat, optimalizovat a datově vytěžovat krok za krokem. Pokud ne, nemáte jinou možnost, než je popsat formou analýzy. Ne vše, co se označuje za analýzu však je analýzou. Já osobně nepovažuji za analýzu procesů rozhovor implementátora a pracovníka u počítače. Procesy jsou v dnešním podniku natolik provázané či komplikované nejasnými kompetencemi, že bez jednoznačného vizuálního znázornění není možné jejich všechny vzájemné vazby a souvislosti vnímat.
Z každého takto popsaného procesu dostanete odpovědi na to, jaké role, jaké vstupy, výstupy, milníky, stavy, schvalovací kroky a data potřebujete získávat, aby nový SW byl skutečným přínosem pro vedení i pro pracovníky. To nejdůležitější však jsou informace, KTERÉ KLÍČOVÉ ČÁSTI POTŘEBUJETE PROPOJIT ČI DIGITALIZOVAT, KDE NEJVÍCE ZTRÁCÍTE DATA, ČAS, KVALITU A PRODUKTIVITU.
Tyto výstupy zapracujte do ZADÁVACÍ DOKUMENTACE jako podmínky splnění díla, o kterém budete s implementátorem vyjednávat či ho realizovat.
Nebojte se vytvořit schůzku s pracovníky a požádat je o názory, co by uvítali za funkce či přehledy, co je dnes nejvíce trápí, zdržuje a kde ztrácí nejvíce času nebo informací.
BUĎTE KONKRÉTNÍ, JAK TO JENOM JDE!
-
- Jestliže definujete požadavek „kalendáře“ – můžete dostat kalendáře, které spolu vzájemně nekomunikují. Ale požadavek
- „synchronizace kalendáře v g-mail a SW“ je jednoznačně nezpochybnitelný požadavek.
- Stejně jak požadavek „vystavování faktur“ je jiný požadavek než „vystavování faktur z databáze artiklů a jejich export do přednastavené firemní šablony včetně možnosti odeslání přímo z SW na e-mail kontaktní osoby“.
- „Přidávání dokladů“ nemusí být to stejné jako „klonování a kopírování dokladů“
- „Odesílání e-mailů“ nemusí být to stejné jako „možnost odeslat e-mail rovnou z aktivity a zároveň si e-mail z poštovního klienta přiřadit automaticky ke kontaktu v databázi“
- „ukládání souborů“ není to stejné jako „ukládání souborů pod každou zakázkou a každým obchodním jednáním“
- „sledování úkolů“ není to stejné jako „možnost sledovat vybrané úkoly podle jejich stavů, osob, zakázek“
Shrnuto a podtrženo
Vypracujte sami nebo s externí pomocí třetí strany analýzu procesů ve firmě, které chcete digitalizovat – procesy popište, ideálně vytvořte tzv. procesní manuál nebo procesní knihu. Tyto materiály totiž jako boční produkt implementace budou mít pro vás neocenitelnou hodnotu i do dalšího života firmy. Využijete je při školeních, adaptacích, inovacích ve vašich procesech i při zvyšování produktivity a efektivity práce.
Jednoznačně definované funkce a vychytávky, které považujete za samozřejmé a které vašim lidem usnadní práci a vám přinesou lepší přehledy, ať jsou její součástí také.
Objednávku podložte zadávací dokumentací.
Kupujte jen to, co vidíte, nechejte si každou funkci ukázat minimálně ve třech až pěti navazujících krocích, nenechávejte se uchlácholit sliby, všímejte si, jak je práce intuitivní a jednoznačná.
Ujistěte se, že systém obsahuje podrobné návody nebo alespoň našeptávače, s kterými vaši lidé mohou pracovat a ke kterým se mohou vracet
Zajímejte se o to, jakou formou probíhají aktualizace, jak často, jak se o nich dozvíte a jaký budou mít dopad do vašeho řešení
Jednoznačně si definujte, co v systému budete schopni po zaškolení uživatelsky nastavovat a používat sami a k čemu budete potřebovat placené služby implementátora. Je otravné, když musíte na přenastavení šířky sloupců v přehledu nebo přidání jednoho sloupce do sestavy čekat tři týdny a zaplatit programátorskou úpravu předem neznámé výše
Pokud součástí řešení je i „řešení na míru“ chtějte jednoznačně zadávací dokumentaci včetně vizuálu a popisu cílového stavu funkcionality, termínů a rozpočtu.
Vidíte sami, že jsou jednoduché a logické nástroje, kterými můžete celým výběrem a implementací projít bez ztráty desítky.
Lehce, s úsměvem na tváři a pocitem, že máte co jste chtěli a dělá vám to radost. Čas strávený na začátku rozborem toho, co vlastně potřebujete a popisem procesů se vám mnohonásobně vrátí během implementace a následně během doby, kdy budete se svým novým SW pracovat.
Foto Unsplah